Wenn Projekte im Chaos versinken …

Das wichtigste Projekt des Unternehmens, welches das Wachstum der nächsten Jahre oder gar das Überleben der Firma sichern soll, steht kurz vor dem Abschluss. Und plötzlich schmiert es ab.

Manchmal kommt diese Situation von einem Tag auf den anderen, weil ein Großversuch scheitert, weil eine Genehmigung nicht erteilt wird oder eine Lieferkette zusammenbricht. Manchmal schleicht sie sich langsam heran, häuft ungelöste, verdrängte Probleme auf, zersetzt Motivation und Moral der Mannschaft und eskaliert mit plötzlicher Wucht. Das ist der Albtraum schlechthin, für Geschäftsführer, Vice Presidents und Vorstände!

Und spätestens von diesem Moment an steigt der Druck im Projekt ins Unermessliche. Oft mit fatalen Folgen: Aktionismus, inflationäre Berichterstattung, Anschwellen der Arbeitsgruppen, unübersehbare Meetings, zentrale Kontrollgremien. Es gibt eine ganze Reihe von Erscheinungen und Verhaltensweisen, die für solche Situationen typisch sind:

• Die Pläne sind weit von der Realität entfernt. Die Arbeit läuft auf unrealistischen Grundlagen, die man sich jedoch offiziell nicht eingesteht.
• Vorausschauendes Denken und Handeln kommen zum Erliegen, Aktionismus und Alibihandlungen nehmen zu.
• Die Kommunikation innerhalb des Projekts weist immer mehr Lücken auf und wird unwahrer. Das betrifft alle Formen von Reporting. Meetings werden immer ineffizienter und wirkungsloser.
• Generell schwindet das Vertrauen zwischen den Beteiligten. In Meetings wird „gelogen“, Informationen werden bewusst zurückgehalten und Schuldzuweisungen nehmen zu.
• Die Linienverantwortlichen ziehen sich vom Projekt zurück. Der Projektleiter agiert zunehmend im Vakuum der Organisation.
• Die Motivation der Beteiligten geht in den Keller. Kaum einer glaubt noch an den Projekterfolg. Die Möglichkeit, es doch noch zu schaffen, gerät völlig aus dem Bewusstsein.

Dies alles verursacht eine höhere Komplexität.
Hier kommt der Projektleiter – und erst recht die darüber befindliche Hierarchieebene – weder mit den üblichen Instrumenten des Projektmanagements noch mit Appellen weiter. Das liegt daran, dass Projektmanagement mit seinen Planungs- und Steuerungstools dafür angelegt ist, Prozesse und Situationen zu standardisieren, zu vereinheitlichen und in bearbeitungs- und kontrollfähige Happen zu zerlegen. Das funktioniert im Normalfall zwar gut. Wir haben es jetzt – in der Projektkrise – aber mit einer qualitativ anderen, nämlich hochkomplexen Situation zu tun. Hier reicht es nicht aus, einfach noch mehr des traditionellen Instrumentariums einzusetzen. Außerdem sind die meisten Manager mit einem solchen Ausmaß an Komplexität überfordert. Sie sind dafür nicht ausgebildet, haben zu wenig Wissen und Erfahrung für die Steuerung sozialer Systeme.

Was ist das Besondere an Projekt-Coachs?
Für die Lösung solch komplexer und schwieriger Aufgabenstellungen hat sich in den zurückliegenden Jahren die Spezies der Projekt-Coachs herausgebildet. Ich muss allerdings an dieser Stelle eine deutliche Warnung aussprechen, denn nicht alle, die sich Projekt-Coach nennen, sind auch wirklich welche und können Projektkrisen zuverlässig lösen. Manche versuchen tatsächlich, aus einem psychologischen Ansatz heraus dem Projektleiter Impulse zu geben. Das kann ganz nett sein, aber zur Lösung der wirklichen Probleme in einer Projektkrise trägt es nicht bei.

Projekt-Coachs, wie ich sie hier meine, sind von einem anderen Kaliber. Sie sind an hochkomplexen Situationen gewöhnt und genau dafür speziell ausgebildet. Sie haben über viele Jahre und in zahlreichen druckvollen Projektkonstellationen ein „chaos-gerechtes“ Denken und Handeln erworben. Sie beherrschen die wirkungsvolle Kombination der sogenannten harten und weichen Faktoren unter einer systemischen Gesamtregie. Sie beherrschen also beides, Sozialtechniken zur Motivation von Teams und Managementtechniken zur Problemanalyse und Problemlösung. Und sie sind fit in den dafür erforderlichen Kommunikations- und Informationstechniken.

Mit diesem Rüstzeug ist es Projekt-Coachs möglich, Projekte auch noch aus aussichtslos erscheinenden Situationen zum Erfolg zu führen. Sie können sich damit schnell und direkt in die Projektarbeit einschalten, Vertrauen und Verantwortlichkeit aufbauen und das Management des Projekts einschließlich der administrativen Aufgaben und des Reportings übernehmen.

• Sie sorgen sehr schnell für realistische Pläne und Aktionslisten und passen diese zeitnah immer wieder an.
• Sie monitorieren exakt auf der Aktionsebene und sorgen dafür, dass das Denken der Mitarbeiter und ihre Arbeit „vor die Zeit“ kommen.
• Sie kommunizieren „chaosgerecht“, indem sie Meetings reduzieren und eine schnelle, sachorientierte Kommunikation direkt zwischen den Beteiligten herbeiführen.

Humanagement hat in den zurückliegenden Jahren einige dieser Projekt-Coachs herangebildet und eine spezifische Methodik für deren Einsatz entwickelt: Das Engpassorientiertes Projektmanagement (EPM).
In der Regel werden damit Projekte innerhalb weniger Monate aus den kritischen Situationen heraus manövriert. Zum Nutzen der Projektleiter, der Geschäftsführer, Vice Presidents und Vorstände und zum Nutzen der Unternehmen. Nähere Informationen erhalten Sie gern über unser Kontaktformular.

Herzliche Grüße, viel Erfolg und eine gute Zeit!

Ihr Stefan Fourier

Executive-Summary zum Download: Humanagement-ProjectTurnaround.pdf