Besprechungen beginnen und enden pünktlich!
Besprechungsteilnehmer kommen pünktlich und sind vorbereitet!
Es wird kurz und präzise argumentiert und nur ein Teilnehmer spricht!
Alle Besprechungen haben klare Ziele!
Keine Handys!
Solcherart Regeln und Appelle hängen in vielen Unternehmen in den Meetingräumen. Trotzdem nehmen die Klagen über zu viele, zu lange und zu wenig effektive Meetings ständig zu. Einen Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen Manager und Mitarbeiter aller Ebenen in Meetings. Sie haben das Gefühl, kaum noch zu ihrer eigentlichen Arbeit zu kommen. In manchen Fällen führt das inzwischen schon dazu, dass in den Meetings die Benutzung von Laptops und Smartphones für die Bearbeitung von Emails – wenn man gerade nicht in die Diskussion eingebunden ist – erlaubt wird, um die Zeit „sinnvoll“ zu nutzen. Skurril!
Mit Appellen an das Wohlverhalten der Teilnehmer kann man das Problem nicht lösen. Die Mängel in dieser als Meetingkultur bezeichneten Ebene sind meist die Folge struktureller Probleme. Die Meetings sind zu wenig fokussiert, haben den falschen Teilnehmerkreis und ein ungeeignetes Setting. Grund dafür: die Zielstellung und die Funktion, der sogenannte Scope sind nicht klar oder mit der Zeit verwässert. Zur Bereinigung dieser Zustände arbeiten wir mit dem „Fünf-Säulen-Modell“, in das alle Meeting nach ihrer Funktion eingeordnet werden.
Dabei gilt der Grundsatz: Ein Meeting – eine Funktion! Damit wird es einfacher, das für den jeweiligen Zweck richtige Setting (Teilnehmer, Turnus und Dauer, Vorbereitungs- und Dokumentationsform usw.) festzulegen. Mischformen, in denen neben der Information eines größeren Teilnehmerkreises auch noch ein Austausch zwischen Experten und – als krönende Unmöglichkeit – Entscheidungen gefällt werden sollen, funktionieren in der Praxis nicht.
Klärt man die Meetingfunktion, so ist auch die Anwendung eines zweiten, simplen wie wichtigen Grundsatzes möglich: Je konkreter die Thematik desto weniger Teilnehmer! Damit steigt die Effizienz der Meetings sprunghaft an. Wenn man diese beiden Grundsätze geklärt hat, lassen sich Meetings zusammenfassen und die ganze Meetinglandschaft sinnvoll umgestalten. Eine Reduzierung der Anzahl von Meetings nach dem "Fünf-Säulen-Modell" auf 50 % ist möglich . Und danach gelingt die Einhaltung der anfangs aufgezählten Regeln meist deutlich besser. Der "Engpass Meeting" lässt sich also durchaus erfolgreich auflösen.
Noch ein kleiner Tipp zum Schluss: Sehr hilfreich ist die Einführung einer meetingfreien Zeit für das Unternehmen oder den jeweiligen Bereich. Hier muss allerdings der Chef mit eiserner Disziplin voran gehen, sonst gelingt das nicht.