Priorisierung von Projekten als objektiver und standardisierter Prozess

Über die Bedeutung von Priorisierung muss man mit niemandem lange diskutieren. Priorisierung ist wichtig, klar! In der praktischen Durchführung sieht es dann meist etwas anders aus. Zwischen der immer wieder eifrig bestätigten Bedeutung und dem tatsächlichen Grad konsequenter Anwendung klaffen Lücken. Das liegt einerseits daran, dass die Kehrseite hoher Priorität für das Eine die niedrige Priorität für das Andere ist. Wenn in einem Unternehmen 50 Projekte auf der Liste stehen – und in vielen Fällen sind das sogar deutlich mehr – dann bedeutet Priorisierung, dass davon mindestens die Hälfte gar nicht oder nur mit geringsten Kapazitäten bearbeitet werden dürfen. Und das muss entschieden und durchgehalten werden. Zudem folgt die Priorisierung oft subjektiven Einschätzungen.

Es geht also um Objektivierung und die Einführung eines Prozesses, der in regelmäßigen Abständen immer auf die gleiche Weise durchgeführt werden kann. Es geht um Objektivität und Standardisierung. Wir wenden dafür ein simples Portfolio an.

Die Grafik zeigt vier Quadranten, die wir gern mit prägenden Begriffen belegen: „Tagesgeschäft“, „Glücksfälle“, „Brandsätze“ und „Herausforderungen“. Die Zuordnung der einzelnen Projekte im Rahmen des Priorisierungsprozesses folgt zwei Kategorien: Wirkung und Komplexität. Projekte mit hoher Wirkung und Bedeutung für das Unternehmen ordnen sich in die beiden oberen Quadranten ein und werden als Projekte bearbeitet und weiter verfolgt. Projekte hoher Komplexität benötigen eine besondere Form des Projektmanagements, auf die ich in späteren Folgen eingehe.

Die Bewertung der Projekte in den beiden Kategorien wird im Rahmen von Assessments und/oder formalisierten Expertenbefragungen ermittelt.

Auf weitere Details kann ich im Rahmen dieses Infobriefs leider nicht eingehen. Aber eines ist noch wichtig: Die Auswahl und Definition der Faktoren für die Priorisierung erfolgt durch das Projektmanagement Office (PMO) und muss im Unternehmen getestet und ggf. weiterentwickelt werden, damit es auf Jahre hinaus als Standard dienen kann. Das Ergebnis stellt eine objektive Projekteinstufung dar, die im obersten Projektsteuerungsgremium abschließend beurteilt, beschlossen und zur Umsetzung freigegeben wird.