Der Erfolg eines Projektes hängt von den Mitarbeitern ab, die darin die Arbeit erledigen. Und zwar die konkrete Arbeit! Die Inhalte sind anspruchsvoll, der Zeitdruck steigt, das Arbeiten in virtuellen Teams stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Es geht um zuverlässige Organisation, qualifizierte Weiterleitung von Informationen, Kontrolle von Terminen und vieles mehr.
Hier sind gute Projektassistenten gefragt, aber die sind selten. Sie entstehen häufig eher zufällig durch langjährige Mitarbeit. Unternehmen, die eine gezielte Ausbildung der Projektassistenten vornehmen, haben deutlich höhere Projektleistungen.
FAKTEN
- Wissen für die Praxis - Projektassistenten benötigen praktisches Wissen. Sie brauchen Instrumente und Methoden, die ein effektives Arbeiten erlauben.
- Praktische Erfahrung bringt Sicherheit - Projektassistenten müssen Projektstress erlebt haben und ihre Instrumente und Werkzeuge sicher handhaben.
- Teamfähigkeit - Projektassistenten fügen sich gut ins Team ein und leisten ihren Beitrag zuverlässig.
- Standards schaffen - Projektassistenten sollen standardisierte Arbeitsabläufe einhalten. Dazu benötigen sie ein aktuelles Handbuch für ihren Arbeitsplatz, das sie selbst entwickeln.
- Einsatz und Verantwortung - Projektassistenten haben eine hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft. Sie sind das Rückgrat des Projektteams.
- Vernetzung - Projektassistenten müssen vernetzt sein, damit sie sich jederzeit Informationen und Unterstützung besorgen können.
Professionelle Projektassistenz – Wie man die Praxis in den Vordergrund bringt.
Um wirklich wirkungsvolle Ausbildungseffekte zu erreichen, muss man drei wichtige Grundsätze beachten:
Die Ausbildung muss die wirklichen Bedürfnisse der Teilnehmer treffen.
Das erreicht man durch einen hohen Anteil an Mitgestaltung bei der Festlegung der Ausbildungsinhalte, Customizing im echten Sinne. Dabei müssen zwei Interessen einfließen. Einerseits müssen die Forderungen des Unternehmens bzw. der Projektleiter an das Wissen und Können der Projektassistenten erfüllt werden, andererseits die Wünsche und Vorstellungen der Teilnehmer. So kommt es zu ganz spezifischen Stoffplänen, in denen Methoden und Tools des Projektmanagements, Arbeitsorganisation, moderne Kommunikationstechnologie, aber auch Teamkompetenz, Netzwerkbildung, Gruppendynamik und Umgang mit Konflikten, Business English … vermittelt werden.
Die Lernzugänge der Menschen liegen auf verschiedenen Ebenen.
Die Ausbildung muss dem sogenannten MultiLevel-Konzept folgen. Das heißt, die Ausbildungsinhalte müssen mündlich, schriftlich, bildhaft, interaktiv mittels Diskussion vermittelt und durch konkrete Übungen und „Hausaufgaben“ gefestigt werden. Parallel dazu bearbeiten die Teilnehmer echte Projekte aus ihren Unternehmen, die in den Ausbildungseinheiten reflektiert werden und dem Aufbau konkreter Erfahrungen dienen. Alle diese Aktivitäten sind in das didaktische Prinzip des MultiLevel-Konzepts eingebaut.
Die Ausbildung muss echte Bewährungssituationen schaffen.
Ausbildungserfolg wird nur durch eine außergewöhnliche Anstrengung der Teilnehmer erreicht. Allein die Teilnahme an einem solchen Programm reicht oft nicht aus, die notwendige Motivation aufzubauen. Stattdessen müssen die Teilnehmer Gelegenheiten erhalten, in denen sie ihre Leistungsentwicklung demonstrieren. Präsentationen vor den Projektteams, Kollegen und Vorgesetzten sind gute Gelegenheiten dafür und steigern die Motivation. Auch die Möglichkeit, die erfolgreiche Teilnahme am Ausbildungsprogramm in der Firmenzeitung oder im Intranet, vielleicht sogar in der öffentlichen Presse darzustellen, erzeugt einen großen Leistungswillen.
Der Aufbau und die Durchführung solch komplexer Ausbildungen erfordert sehr viel Erfahrung. Die Effekte jedoch übertreffen alle Alternativen und meist auch die Erwartungen von Teilnehmern und Unternehmen.