Projekt-Support im PMO - Das Wesentliche im Blick behalten

Warum werden Projekte nicht zum Termin fertig? Warum kosten sie mehr als gedacht? Warum verursachen sie bei den Beteiligten oft Frust, statt der viel gelobten Lust sich einzubringen? Warum sind Projektpläne oft nichtssagend? Warum sind Projektmeetings so lang und langatmig? Warum geht es im Projektmeeting jedes Mal wieder von vorne los? Warum tut sich nichts? Warum weiß keiner, was los ist und wo es lang geht?

FAKTEN

  • Sachgemäße Planung damit man einen Plan hat, mit dem man arbeiten kann.
  • Regelmäßige Fortschrittskontrolle damit man weiß, wo das Projekt steht.
  • Zeitnahe Planaktualisierung damit man den Anschluss nicht verliert.
  • Vorbereitete Projektmeetings damit man keine Zeit vergeudet.
  • Zeitnahes Reporting und Eskalation im Projekt damit man auf Verzüge und Engpässe im Projekt
  • schnell und gezielt reagieren kann.
  • Prozesse müssen unter Kontrolle sein damit alle ausreichend informiert sind.

Projekte bedeuten im Unternehmen immer einen hohen organisatorischen Aufwand und das zusätzlich zum Tagesgeschäft. Im Kern müssen eine Vielzahl am Projekt beteiligter Personen und ihre verschiedenen Aktivitäten so organisiert werden, dass am Ende ein definiertes Ziel erreicht wird.
Die Organisation eines Projektes ist Aufgabe des Projektmanagements, das vielerlei Methoden und Werkzeuge zur Verfügung hat. Man kann dabei zwei Extreme beobachten: Entweder werden Projekte überformalisiert oder
im Blindflug angegangen.

In überformalisierten Projekten werden sehr viel Zeit und Ressourcen für das Projektmanagement eingesetzt. Leider ist dabei ein guter Teil Selbstzweck und hilft denen, die am Ende die inhaltliche Arbeit machen, nur wenig weiter. Oft entsteht noch zusätzlicher Aufwand für Statusberichte, Meetings, etc. Die Zeit fehlt dann für das Wesentliche im Projekt.

Blindflugprojekte sind das andere Extrem. Hier findet Projektmanagement so gut wie gar nicht statt, und es wird von einem Brennpunkt zum anderen gesprungen – kein Plan, keine klaren Verantwortungen, kein Überblick – und dieses Chaos kostet Zeit und Energie, die besser eingesetzt werden könnten. Nach den Ursachen gefragt, ist fast immer zu wenig Kapazität für ein konsequentes Projektmanagement vorhanden. Oft muss das Projektmanagement
vom Kollegen mit der besten Fachexpertise oder aus dem mittleren Management „in Teilzeit“ mit erledigt werden. Der Fachexperte soll und will sich aber vor allem um die inhaltlichen Aspekte des Projektes kümmern, und das mittlere Management ist fest im Tagesgeschäft eingebunden.

Die Lösung ist in beiden Fällen ein auf die Notwendigkeiten des jeweiligen Projektes genau abgestimmter Projekt-Support. Dieser übernimmt einen Großteil der notwendigen organisatorischen Aufgaben des Projektmanagements, wie:

  • Sachgemäße Planung und zeitnahe Planaktualisierung
  • Regelmäßige Fortschrittskontrolle, im direkten Gespräch mit den Verantwortlichen
  • Zeitnahes Reporting und Eskalation im Projekt
  • Vorbereitung von Projektmeetings
  • Vorbereitung eines aussagekräftigen Reportings an das Management

Durch diese Aufgabenteilung werden der Projektleiter und das Team maßgeblich entlastet und es bleibt mehr Freiraum für die inhaltlichen Herausforderungen im Projekt.
Die professionelle Zuarbeit des Projekt-Supporters stellt sicher, dass trotzdem der Überblick über die vielen Aktivitäten erhalten bleibt und Hindernisse im Projekt frühzeitig erkannt, eskaliert und beseitigt werden. Dabei ist er neutral und vor allem dem Projektfortschritt verpflichtet. Nur so ist eine wirkungsvolle Fortschrittskontrolle möglich. Insbesondere bei komplexen Projekten trägt beides entscheidend zum Erfolg bei.

Der zeitlich begrenzte Einsatz von externen Projekt-Supportern hat sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert, vor allem im Mittelstand, und gewinnt in schwierigen Zeiten und unter wachsendem Kostendruck weiter an Bedeutung.