Disziplin ist der Schlüssel zur Freiheit - Wie man die Arbeitsberge bewältigt

Für die Fragesteller gibt es eine gute und eine schlechte Nachricht.

Die schlechte zuerst: Es gibt keinen Trick, der den Arbeitsberg reduziert oder den Haufen wie von Geisterhand verschwinden lässt, zumindest keinen ehrlichen. Klar könnte man einfach so tun, als wäre man fertig, gibt die Arbeit ab und hofft, dass es keiner merkt. Soll wohl hin und wieder auch funktionieren, aber das ist kein Trick, sondern Betrug, denn das Geld für die zu leistende Arbeit wird ja dann nicht auch zurückgegeben.

Die gute Nachricht lautet: Es gibt Prinzipien, die uns auch gewaltige Arbeitsberge schaffen lassen, wenn wir sie konsequent und intelligent anwenden.

Prinzip 1 – vor die Zeit kommen

Dieses Prinzip besagt nichts anderes, als dass wir nicht erst mit einer Arbeit beginnen, wenn der Abgabetermin fast heran oder möglicherweise bereits überschritten ist, sondern zum frühestmöglichen Zeitpunkt. Idealerweise beginnen wir die Arbeit sofort, wenn wir sie übernommen haben. Dann kann es nicht passieren, dass, wenn kurz vor Beendigung noch etwas dazwischenkommt, eine Information sich als falsch erweist, eine Zulieferung fehlt oder ein wichtiger Helfer krank wird der Endtermin in Gefahr gerät, Hektik ausbricht und alle Planungen über den Haufen geworfen werden müssen. Wir schaffen uns mit einem frühen Beginn Reserven im Abarbeitungsprozess, die wir im Falle von Unvorhersehbarkeiten in die Waagschale werfen können.

Aus meinen Erfahrungen im Projektmanagement weiß ich, dass die meisten Projekte, die in Zeitüberschreitung kommen, am Anfang der Bearbeitungsperiode regelrecht vertrödelt wurden. Mitunter wird dann argumentiert, dass man ja schließlich zu Beginn noch nicht „alles beisammen“ hatte, um zu starten. Das mag sein, aber man hatte in aller Regel genug, um Teile des Projekts zu erledigen, und dieses Pensum wäre dann schon einmal erledigt gewesen.

Prinzip 2 – priorisieren

Es lohnt sich unbedingt, jeden Arbeitsauftrag vor Beginn einzuordnen. Dabei kann man verschiedene Kriterien ansetzen:

  • Wie wichtig ist die Aufgabe für das Unternehmen, für mich, für mein Team? Was passiert, wenn sie nicht erfüllt wird?
  • Kann die Aufgabe von jemand anderem erledigt werden, weil er oder sie das besser kann oder mehr Zeit hat?

Abhängig von den Antworten lassen sich die Aufgaben, die auf dem Tisch liegen, gegeneinander einordnen in A-, B- oder C-Kategorien. Bei den Aufgaben der Kategorie A sollte man schleunigst Prinzip 1 anwenden, über Kategorie B muss man mit dem Chef oder dem Auftraggeber verhandeln und Kategorie C kann man vermutlich einfach liegen lassen – die verschwinden nämlich meist von selbst wieder.

Prinzip 3 – kooperieren

Viele Menschen, insbesondere Manager, tun mehr, als sie müssten, weil sie nicht abgeben. Sie wollen alles selbst machen, oft in dem Glauben, sie könnten es eh am besten und schnellsten. Oder aus einem eher egostrategischen Ansatz heraus, sich dadurch wichtig, beliebt oder unabkömmlich zu machen. Dabei verbauen sie sich die größte Ressource, die es in ihrer Umgebung gibt: das soziale Umfeld. Wer es schafft, die Menschen um sich herum zur Kooperation, zu Zusammenarbeit und zur gegenseitigen Unterstützung zu motivieren, wird ein Vielfaches dessen schaffen, was sich da auf seinem eigenen Schreibtisch vielleicht angehäuft hat. Man nennt diese Fähigkeit, andere einzusetzen und produktiv zu machen, gemeinhin Führungskompetenz. Eine gute Führungskraft wird niemals in Arbeit untergehen. Eine unfähige Führungskraft erkennt man ganz leicht an einem überbordenden Schreibtisch.

Prinzip 4 – nichts auf den Haufen legen

Wenn Sie einen Vorgang zur Erledigung in die Hand bekommen, dann legen Sie ihn niemals, wirklich niemals, auf den Haufen zu den anderen Vorgängen, etwa mit dem Gedanken ‚da kümmere ich mich morgen drum‘. Das wird nämlich meistens nichts, weil morgen der nächste Vorgang oder etwas anderes dazwischenkommt. Nein, gehen Sie unbedingt noch mindestens einen Schritt weiter und ordnen Sie den Vorgang in einen Bearbeitungszustand ein. So bezeichne ich zum Beispiel die Vorlagemappe für den nächsten Tag oder die für den nächsten Monat. Oder geben Sie ihm eine Nummer und fügen ihn zur Aufgabenliste in Outlook ein, natürlich mit Terminsetzung für den nächsten Schritt. Oder delegieren Sie ihn an einen Mitarbeiter, auch dies mit Termin für seine Erledigung oder Rücksprache.

Dieses Vorgehen hat zwei positive Effekte:

  1. Der Vorgang ist in der Arbeitsorganisation verankert, quasi bereits in Arbeit (Prinzip 1) und kann nicht mehr untergehen.
  2. Durch diese Einordnung kann er aus ihrem Geist gelöscht werden, und er wird höchstwahrscheinlich auch nicht mehr Ihr Unterbewusstsein belasten, denn er ist ja in Arbeit, die Sache läuft.

Ich kann mir vorstellen, dass der Eine oder die Andere spätestens jetzt „aber“ sagt. So einfach soll das sein? Habe ich schon tausendmal probiert, klappt nicht. Da kann ich nur sagen, dann haben Sie es nicht konsequent genug gemacht. Es ist so einfach, was nicht heißt, dass es leicht ist. Man braucht schon Disziplin und Willensstärke.

Einiges mehr zu dem Thema habe ich in dem Buch „Schlau statt perfekt“ aufgeschrieben. Sie sollten es sich besorgen und immer mal reinschauen:

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