Engpassorientiertes Projektmanagement - Wege aus der Krise im Projekt

Projektmanagement gehört seit Jahren zum gängigen Handwerkszeug in fast jedem Unternehmen. Nun kennt jeder Praktiker Situationen, in denen Projekte in Engpässe geraten. Es treten Anhäufungen von gleichzeitig zu erledigenden Aktivitäten auf, die personellen Ressourcen reichen quantitativ und/ oder qualitativ nicht, Kooperationsketten versagen. Der sogenannte kritische Pfad weist eindeutig aus, dass der Endtermin des Projekts nicht mehr gehalten werden kann. An dieser Stelle greift meist – mit Recht – das Top-Management ein und erhöht den Druck auf das Projekt. Gleichzeitig fordert es verstärktes Reporting. In der Folge solcher Situationen fällt die Motivation der Mitarbeiter häufig unter den Nullpunkt, was wiederum die Engpässe verstärkt.

FAKTEN

  • Unberechnenbar: In Engpässen wächst die Komplexität von Projekten. Ereignisse und Abläufe werden unberechenbar. Das Auftreten von Fehlern und bösen Überraschungen nimmt zu.
  • Gesteigerte Komplexität führt unmittelbar dazu, dass die linear ausgerichteten Methoden im traditionellen Projektmanagement nicht mehr genügen.
  • Die Reale Wirklichkeit der Engpässe spiegelt sich nicht mehr in den Planungen des Projektes wider. Das führt zur unzureichenden Wahrnehmung und Bewertung von Situationen und Risiken.
  • Noch mehr Berichte und Meetings: Mehr Kontrolle, detaillierte Planungstools und ITProgramme sind in Engpass-Situationen nicht zielführend.
  • Komplexität beherrschbar machen: Es ist nicht möglich, erhöhte Komplexität auf direkte Weise zu verringern. Lediglich die Wahrnehmung der Komplexität durch den Einzelnen kann reduziert werden.
  • Neue Instrumente: Projektmanagement benötigt neue Instrumente, die den Beteiligten den Umgang mit höherer Komplexität erleichtern und sie dadurch beherrschbar machen

Das Engpassorientierte Projektmanagement hat also drei Aufgaben zu lösen:

  1. Continuous Planning
    Die Planungsebene muss die sich ständig verändernden konkreten Situationen mit ihren wechselseitigen Abhängigkeiten zeitaktuell und präzise abbilden. Erst dadurch werden Entscheidungen zur Stabilisierung von Engpässen möglich.
     
  2. Interactive Monitoring
    Die Einschätzung der aktuellen Situation in den Teilaufgaben und Arbeitspaketen des Projekts muss prospektiv erfolgen. Nur die realistische Einschätzung der Erfüllbarkeit einzelner Aktivitäten mit einer Vorschau von vier bis sechs Wochen ermöglicht die zeitgerechte Eskalation von Problemen und deren Bekämpfung.
     
  3. Permanent Communication
    Es muss eine neue Form von Kommunikation geschaffen werden, welche der Komplexität des Projekts adäquat ist. Informationen müssen jederzeit allen Projektbeteiligten an jedem Ort zur Verfügung stehen (Pool Information). Die direkte Kommunikation zwischen involvierten Personen (intern und extern) muss signifikant erhöht werden.

Bei konsequenter und sachgerechter Anwendung der drei Tools Continuous Planning, Interactive Monitoring und Permanent Communication können die Engpässe in Projekten erfolgreich überwunden werden.

Beispiel 1:

Der Aufbau einer Produktionsanlage (Investitionsvolumen ca. 30 Mio. €) stand fünf Monate vor Termin mit einem
ausgewiesenen Verzug von drei Monaten. Die Engpassbeseitigung begann mit dem sofortigen Einsatz des Interactive Monitoring, dem die kontinuierliche Plananpassung folgte. Die Kommunikation im Projekt wurde in dieser Situation durch tägliche Kurzmeetings (im Stehen, max. 15 Minuten) und durch Direktkontakte zwischen den Bearbeitern der verschiedenen Gruppen, ausgelöst und kontrolliert im Monitoring, beschleunigt.
> Der Verzug wurde auf zwei Wochen reduziert.

Beispiel 2:

Der Transfer einer Neuentwicklung (Produkt und Verfahren) in die Produktion wurde vom Top-Management als besonders problematisch und risikobehaftet eingeschätzt. Deshalb wurde von vornherein Engpassorientiertes Projektmanagement als Methodik angewendet. Der präzise Planungsansatz wurde permanent fortgeschrieben, so dass die im Monitoring festgestellten Delays (4-Wochen-Vorschau) sofort in ihren Auswirkungen auf andere Projektbereiche deutlich wurden und entsprechende fundierte Eskalationen (prophylaktisch) möglich wurden. Als wesentliches Element der Kommunikation kam ein spezifisch angepasstes Projektportal zum Einsatz.
> Das Projekt kam „punktgenau“ zum Abschluss und erreichte alle qualitativen Ziele.