Um Kosten zu senken müssen Prozesse effizienter werden. Dazu wird seit Jahren analysiert und rationalisiert. Aus den Produktionsprozessen kann zwar immer noch etwas herausgepresst werden. Aber das ist nicht genug - es muss mehr eingespart werden.
Die größten Prozess-Reserven liegen außerhalb der Produktion, in Verwaltung, Marketing, Forschung und Entwicklung. Dort wird sich zukünftig der Effizienzwettbewerb entscheiden. Aber an diese enormen Reserven kommt man nicht so leicht heran! Die Lösung kann nur in intelligent und wirkungsvoll gestalteten Meta-Prozessen liegen.
FAKTEN
- Prozesse müssen beschrieben werden.
Dafür gibt es erprobte Analyse- und Darstellungsverfahren, die für alle Prozesse verwendet werden können. - Prozesse müssen vermessen werden.
Dazu dienen Kennziffern für Qualität, Prozessgeschwindigkeit und Prozesskosten, die für jede Prozessart spezifisch festgelegt werden. - Prozesse müssen evaluiert werden.
Die dafür benötigten Daten werden kontinuierlich über repräsentative Zeiträume erfasst und verglichen. - Prozesse müssen effizient gestaltet werden.
Expertenteams nutzen moderne Methoden (SixSigma, TRIZ) zum Design und Reengineering von Prozessen. - Prozesse müssen kontinuierlich verbessert werden.
Die Prozessbearbeiter beschäftigen sich systematisch mit der ständigen Verbesserung von Qualität und Kosten. - Prozesse müssen unter Kontrolle sein.
Alle Daten laufen in einheitlichen Panels/Scorecards zusammen, die Gegenstand kontinuierlicher Auswertung durch die Führungsebene sind.
Die Business-Prozesse in Verwaltung, Marketing und Forschung, aber auch in Personalentwicklung, Einkauf, Produktionsplanung, Qualitätssicherung, Vertrieb, Projektabwicklung, technischer Sicherstellung und Produktentwicklung weisen einen hohen schöpferischen Anteil auf. Sie hängen stark von Denken, Kommunikation, Kreativität, Erfahrung und Organisationsvermögen der mit ihnen befassten Menschen ab. Die Konsequenz ist:
- Sie lassen sich nur eingeschränkt standardisieren.
- Sie lassen sich nur begrenzt vermessen und in Kennziffern fassen.
- Sie können unter Zuhilfenahme der bekannten Optimierungstechniken oft nicht nachhaltig verbessert werden.
- Sie sind im Vergleich zu technischen Prozessen ineffizient.
Nun verursachen diese Prozesse jedoch in den meisten Unternehmen den Löwenanteil an Kosten. Also müssen sie effizienter werden!
Die Lösung liegt in den sogenannten Meta-Prozessen. Das sind Abläufe und Strukturen in einem Unternehmen, welche die Business-Prozesse permanent beobachten, hinterfragen und verändern.
Die Meta-Prozesse sorgen dafür, dass die Business-Prozesse effizient gemacht werden.
Nicht alle erforderlichen Meta-Prozesse muss man neu erfinden. Es gibt sie bereits in jedem Unternehmen, mehr oder weniger konsequent umgesetzt. Denken wir z. B. an die Aktivitäten im Prozess- und Qualitätsmanagement oder auch an das Ideenmanagement, etc. Diese dienen insbesondere im Produktionsbereich einer permanenten Verbesserung und Effizienzsteigerung.
Solche Meta-Prozesse lassen sich auch für die Business-Prozesse außerhalb der Produktion wirkungsvoll etablieren. Bei deren konkreter Gestaltung müssen einige Prinzipien beachtet werden:
- Zur Charakterisierung des Prozess-Status müssen Kenngrößen, nicht Kennziffern, gefunden werden, die häufig qualitativ sind.
- Evaluationen müssen in geeignet zusammengesetzten Gruppen erfolgen, die den notwendigen komplexen Sachverstand beinhalten.
- Lösungen zur Verbesserung der Effizienz können nicht schematisch, allein durch Methodenexpertise erreicht werden, sondern nur interdisziplinär.
- Zur Lösungsfindung ist stets eine exakte Justierung der Grenze zwischen Standard und fachmännischer Entscheidung Voraussetzung.
- Meta-Prozesse laufen überwiegend in Gremien, die strukturell fest eingebunden sein und kontinuierlich arbeiten müssen.
Aber auch hier steckt der Teufel im Detail und in vielen Unternehmen gibt es noch ein Erfahrungsdefizit.
Trotzdem: Meta-Prozesse bringen Effizienz in allen Bereichen! Dafür lohnt sich der Aufwand.