Beratungsziel
Die bestehenden Defizite im Hinblick auf ein strukturiertes und transparentes Projektmanagement bei der Produktentwicklung sollten überwunden werden. Die Projektleiter und das Management sollten durch einen einheitlichen, auf das Notwendige beschränkten Projektmanagementprozess und die Etablierung eines Projektmanagementoffices entlastet und in ihrer Handlungsfähigkeit gestärkt werden.
Beratungsinhalte
Entwicklung und Einführung einheitlicher Standardprozesse und Tools für das Projektmanagement auf Grundlage der Vorgaben zur Produktentwicklung. Dazu zählen der Prozess der Projektinitiierung, die kontinuierliche Projekt- und Budgetplanung nach einheitlichen Vorlagen, ein 2-stufiger Eskalationsprozess, das regelmäßige Management-Reporting und der Aufbau eines Projektmanagement-Office (PMO) zur administrativen und methodischen Unterstützung der Projekte.
Beratungsphasen
Gestartet wurde mit Vorgesprächen zur GAP-Analyse und Auftragskonkretisierung sowie der Analyse des Entwicklungsprozesses und der Vorgaben im Unternehmen.
Auf Grundlage der Vorgaben zum Entwicklungsprozess wurde eine Projektplan-Vorlage entwickelt und im Rahmen der gemeinsamen Ausarbeitung von Projektplänen aktueller Projekte mit den Projektleitern erprobt und etabliert. Zur Unterstützung und für den leichteren Know-How-Transfer anhand konkreter Fragen wurde eine wöchentlicher Runde mit den Projektleitern eingerichtet.
Parallel dazu wurden die Rollen und Aufgaben im Projektmanagement-Team und des Projektmanagementoffice (PMO) erarbeitet und die angepassten Regeln eingeführt. Der Mitarbeiter des PMO wurde während des gesamten Beratungsprozess begleitet und schrittweise in seine Funktion eingeführt.
Für und mit dem PMO wurde auf Grundlage der aktuellen Projektpläne eine zusammenfassende Meilensteinplanung und eine Budgetübersicht über alle Entwicklungsprojekte erarbeitet. Mit diesen Übersichten wurde das Projektreporting an das Management neu ausgerichtet.
Für neu startende Projekte wurde der Prozess der Projektinitialisierung neu strukturiert und wie die Projektplanung durch gemeinsame Ausarbeitung mit den Projektleitern erprobt und eingeübt.
Ergänzend zum regelmäßigen Projektreporting wurde ein 2-stufiger Eskalationsprozess entwickelt und eingeführt und die Projektmeetings neu ausgerichtet und optimiert.
Alle Änderungen, Neuregelungen, Abläufe und Tool wurden in einem Projektorganisationsleitfaden zusammengefasst und über das PMO geschult.
Ergebnisse
Aktuelle und transparente Projektplanung in den Entwicklungsprojekten. Verbesserte Priorisierung und höhere Projekterfolgschancen durch Klarheit zu Projektauftrag und Rahmenbedingungen aus der Projektinitialisierung. Auf das Notwendige abgestimmte Vorlagen und Tool zur Projektplanung, Fortschrittskontrolle, Eskalation und Reporting. Etabliertes PMO zur Unterstützung der Projekt und des Reportings. Projektorganisationsleitfaden für den Bereich Produktentwicklung.
Beteiligte Personen
Management im Entwicklungsbereich (>10), Projektleiter (>15), Mitarbeiter PMO, Mitarbeiter aus Bereichen Produktmanagement und Controlling