Es gibt normale Projekte und es gibt solche, die echte Sanierungsfälle sind. Sie kommen aus den unterschiedlichsten Gründen in diese Schieflage. Meist sind es Ressourcenprobleme, manchmal kommt die Arbeit anfangs nicht richtig in Gang und diese Rückstände potenzieren sich, mitunter führt die Schwierigkeit der Aufgabe zu Rückständen. Extrem wichtig sind sie in jedem Falle für das betreffende Unternehmen. Und wenn dann ihr Scheitern droht, sind die üblichen Instrumente des Projektmanagements nicht ausreichend, um die Wende herbeizuführen. Und doch kann man diese Projekte retten!
FAKTEN
- Projektsanierung muss die Realität klar abbilden.
Wie es um ein Projekt wirklich steht, hört man nicht auf Meetings, sondern im direkten Gespräch mit den Mitarbeitern. - Projektsanierung muss Probleme und Engpässe wirkungsvoll eskalieren.
Wenn der Bearbeiter nicht weiterkommt, muss ihm geholfen werden. - Projektsanierung muss Verantwortung erzeugen.
Es geht darum, Sachen zu erledigen statt sie weiterzuschieben. - Projektsanierung muss das Vorgehen an die Realität anpassen.
Nicht am Plan hängen, sondern ihn schnell aktualisieren. - Projektsanierung muss Kommunikation ankurbeln.
Weniger Meetings – mehr reden! Das ist kein Widerspruch, sondern die Lösung. - Projektsanierung muss den Fortschritt verdeutlichen.
Ob man schnell oder langsam vorankommt, man muss es öffentlich zeigen.
Projekte lassen sich in ein einfaches Schema einordnen (Bild). Die „Wald-und-Wiesen“-Projekte laufen ohne Probleme durch. Das Projektmanagement wird dabei in der Regel von den fachlich verantwortlichen Projektleitern mit erledigt. Mitunter entwickeln sich diese Projekte zu „Ärgernissen“, weil sie entgegen allen Erwartungen plötzlich in Schwierigkeiten geraten. Da sie jedoch für das Unternehmen nicht von allerhöchster Priorität sind, werden meistens die Endtermine korrigiert oder Abstriche bei den Anforderungen zugelassen. Das kostet zwar mitunter ziemlich viel Geld, geht aber meistens in den Budgets unter.
Die „Champions“ werden in aller Regel durch ein professionelles Projektmanagement geführt. Es gibt ein Steering Committee und darunter die unterschiedlichsten Arbeitsgremien und diverse Reporting-Lines. Diese Projekte sind auch meistens sauber geplant und budgetiert, alle Kooperationen sind unter Vertrag. Also sollte eigentlich nichts schief gehen.
Mitunter aber passiert das doch (im Bild ist eine plötzliche, unterschiedlich verursachte Komplexitäts-Zunahme als auslösendes Moment angedeutet). Hier können nur noch unkonventionelle Methoden helfen. Projektsanierung ist angesagt!
Beispiel:
Das Pharmaunternehmen X hatte die Zulassung eines wichtigen neuen Medikaments vorbereitet. Über Jahre waren die entsprechenden Studien bearbeitet und die Ergebnisse akribisch dokumentiert worden. Plötzlich jedoch stellte die für die Freigabe zuständige Behörde in einem anderen Pharmaunternehmen, welches ähnliche Produkte herstellte, Unregelmäßigkeiten bei der Produktion sowie Nebenwirkungen bei dieser Produktklasse fest. Sofort verschärfte die Behörde die Anforderungen an die Dokumentation von klinischen Studien. Unternehmen X musste nun sämtliche Dokumentationen (viele zehntausend Seiten) überprüfen, und zwar innerhalb weniger Wochen. Das Projekt wurde zum Sanierungsfall.
Mit hohem Tempo wurden dann die speziellen Tools des sogenannten Engpassorientierten Projektmanagements eingeführt (vgl. SPOT Engpassorientiertes Projektmanagement). Die Anstrengungen wurden fokussiert, das Tempo beschleunigt, die Kommunikation verbessert und allmählich stieg auch die Motivation wieder an. Nach drei Monaten war die Krise überwunden.