Workshops erfolgreich gestalten

In den folgenden sechs Punkten gebe ich in Kurzfassung meine Erfahrungen weiter, wie solche Veranstaltungen erfolgreich gemacht werden können.

Punkt 1: Zielsetzung und Charakter der Veranstaltung entscheiden

Vor Beginn der Veranstaltung muss die Unternehmensleitung eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Will sie in der Klausur ihre bereits bestehende Strategie vermitteln und umsetzen, oder will sie neue Lösungsansätze finden und daraus die Strategie und die Ziele für das kommende Jahr ableiten. Im ersten Fall werden Vorträge, Informationsvermittlung und Überzeugung der Teilnehmer von Anliegen und Weg im Mittelpunkt stehen – also eine Frontalveranstaltung. Im zweiten Fall sollte nach kurzen Statusberichten und Impulssetzungen zu Gruppenarbeit übergegangen werden – Interaktion steht im Mittelpunkt. Im ersten Fall wird die Richtung vorgegeben, im zweiten Fall wird der Rahmen gesetzt, in dem sich eine Richtung entwickeln soll.

Dieser Grundsatzentscheidung über den Charakter der Veranstaltung ordnen sich deren Planung und Durchführung unter.

Punkt 2: Zielführende Agenda festlegen

Je nach Charakter der Veranstaltung unterscheiden wir zwei Typen von Agenden:

  • Definierte Agenda
  • Offene Agenda

Definierte Agenden folgen einer exakten Vorgabe und bestimmen strikt das Programm und den Ablauf. Offene Agenden schaffen Raum für Klärungsprozesse, neue Lösungsansätze und Kreativität. Diese Prozesse sind allerdings in ihren konkreten Abläufen nicht genau vorhersehbar. Deshalb muss die Offene Agenda Reserven beinhalten und von den Moderatoren flexibel gehandhabt werden. Es gilt die Devise: „Ein guter Plan ist kein Dogma“.

Für offene Agenden sind geschickte Wechsel zwischen Input und selbstständiger Arbeit, zwischen Plenumssitzung und Gruppenarbeit, zwischen Vorgabe und Selbstorganisation empfehlenswert.

Punkt 3: Teilnehmerkreis produktiv gestalten

Während bei Frontalveranstaltungen mit definierten Agenden die Anzahl der Teilnehmer eine untergeordnete Rolle spielt, ist sie bei interaktiven Workshops durchaus ein Erfolgskriterium. Nach meiner Erfahrung sollten dabei nicht weniger als acht und nicht mehr als dreißig Personen teilnehmen. Kleinere Gruppen entwickeln meist nicht genügend Dynamik, um Neuland zu erschließen. Die Arbeit mit noch größeren Teilnehmerzahlen erfordert besondere Dramaturgien und sollte nicht ohne spezialisierte Moderatoren für solche Großgruppenveranstaltungen durchgeführt werden.

Wichtiger als die Anzahl der Teilnehmer ist bei den interaktiven Workshops jedoch ihre Verschiedenartigkeit. Laden Sie Vertreter mit unterschiedlichen Interessen ein, mixen Sie jung und alt, Erfahrung und Talent und möglichst alle Hierarchieebenen. Öffnen Sie die Veranstaltung für Vertreter anderer Bereiche, vielleicht gar für Kunden und Lieferanten und für Fachfremde. Je unterschiedlicher die Meinungen sind, die im Workshop aufeinandertreffen, desto größer die Chance auf echte Neuerungen.

Punkt 4: Ort und Zeit zum Erfolgsfaktor machen

Häufig werden Ziele-Workshops und Strategieklausuren außerhalb der Unternehmen durchgeführt. Es ist sinnvoll, sich von der gewohnten Umgebung zu lösen – dadurch werden die Gedanken frei. Allerdings sollten Sie eine professionelle Umgebung wählen, am besten in einem dafür ausgerichteten Seminarhotel.

Die Durchführung der Veranstaltung am Wochenende ist kontraproduktiv. Auch wenn es nicht unbedingt offen zugegeben wird, aber die Teilnehmer sind dann nicht wirklich motiviert. Bezüglich Dauer der Veranstaltungen geht der Trend eher zu kürzeren Einheiten. Allerdings empfehle ich, eine Nacht einzuschließen, da sich am nächsten Morgen erfahrungsgemäß viele Probleme des Vorabends aufgelöst haben. Manch eine festgefahrene Situation hat sich über Nacht auf wundersame Weise aufgelöst.

Punkt 5: Verbindlichkeit herstellen

Ein Workshop, der ohne Aktionsplan mit Verantwortlichkeiten und Terminen endet, ist verlorene Zeit. Zwar lässt sich das Ergebnis eines kreativen Workshops oft nicht detailliert bis zur Umsetzung durchplanen, aber für jede Aktivität muss und kann der erste Schritt definiert werden, wer dafür verantwortlich ist, die Unterstützer und bis wann er zu erledigen ist.

Empfehlenswert ist das Einplanen eines Follow-up-Termins. Spätestens sechs Wochen nach dem Strategieworkshop sollte ein Treffen stattfinden, bei dem der Stand der Umsetzung überprüft und ggf. weitere Maßnahmen getroffen werden.

Punkt 6: Prozess des Workshops moderieren

Besonders für interaktive Veranstaltungen empfehle ich die Einsetzung eines Moderators. Diese Funktion trägt die Verantwortung für den Prozess der Veranstaltung, von der Dramaturgie über die Abläufe beim Workshop, mögliche Konfliktlösungen bis hin zur Aufstellung des Aktionsplans. Sie steht für das WIE, während die Teilnehmer für das WAS stehen, für das fachliche Ergebnis. Moderation ist gerade bei schwierigen Themenstellungen und komplexen Teilnehmerfeldern ein hochprofessioneller Job, der nicht „mal so nebenbei“ von einem Praktikanten erledigt werden kann.