White Paper Humanagement

Die Ermittlung des Changeindex beruht auf 30 Einschätzungen, die für ein Unternehmen bzw. einen Unternehmensbereich zu bestimmten, die Veränderungsfähigkeit in Teilaspekten charakterisierenden Merkmalen vorgenommen werden müssen. Die eine Hälfte dieser Einschätzungen bezieht sich auf Stabilitätsmerkmale (z.B. Regelung der Verantwortlichkeiten, Sicherheit des Arbeitsplatzes, robuste Prozesse), die andere auf Flexibilitätsmerkmale (z.B. Lernbereitschaft der Mitarbeiter, Informationsfluss, operative Änderungen).

Im Teil 1 zu Zeitmanagement 2.0 wurde die aktuelle Situation in unseren Unternehmen und die Auswirkung der Digitalisierung auf die tägliche Arbeit der Mitarbeiter betrachtet. In diesem Beitrag stehen nun Lösungsvorschläge im Mittelpunkt, wie die Unternehmen die Situation der ungeregelten Digitalisierung besser in den Griff bekommen.

Zeitmanagement 2.0 – der Einfluss der Digitalisierung auf unser Leben – ist der Aufriss zu einem Thema, das unsere berufliche und private Welt in weniger als zwei Jahrzehnten auf den Kopf gestellt hat. Es gibt heute Möglichkeiten der Kommunikation (E-Mail), der Information (ERP-Systeme) und der Vernetzung (Internet), die bis vor kurzem undenkbar waren. Aber die Digitalisierung ist nicht nur ein Segen, sondern oft auch ein Fluch. Wir verschwenden heute unendlich viel Zeit, weil wir die segensreichen Möglichkeiten nur zu wenigen Prozenten tatsächlich nutzen können. Wir sitzen in einem Porsche und können ihn nur im ersten Gang fahren. Und hier kommt das Zeitmanagement 2.0 ins Spiel. Wir brauchen Ideen, um den Porsche auch in den anderen Gängen fahren zu können.

Wir haben mit SummitCRM eine Kontakt- und Kundendatenbank entwickelt, die speziell in kleinen und mittleren Dienstleistungsunternehmen den Vertrieb auf einfache und intuitive Weise unterstützt. Mit SummitCRM behalten wir vom Erstkontakt bis hin zum Auftrag alle Kontaktdaten, Notizen, Dateien, Briefe und E-Mails übersichtlich an einer Stelle im Überblick und organisieren die Vertriebsarbeit effektiv im ganzen Team. Für uns und vielleicht auch für Sie ein zentraler Baustein bei der erfolgreichen Kundengewinnung und eine sinnvolle Alternative zur selbstgebauten Excel-Datenbank und wild-zerstreuten Dateiablage.

Kohärenz im Unternehmensfeld und der Segen der Ungenauigkeit

Zweifellos findet in Unternehmen Kommunikation statt, genauso wie andere Formen von Wechselwirkung. Beispielsweise werden Werkstücke bearbeitet und im Fertigungsprozess weitergereicht, auch das ist Wechselwirkung. Durch diese Wechselwirkungen – Luhmann spricht in seiner Theorie der sozialen Systeme von Operationen – erhält das System Unternehmen seinen Sinn. Und wie dieser stoffliche Austausch zwischen Systemelementen schafft auch der Austausch von Informationen, genannt Kommunikation, überhaupt erst das System.  Zwischen Einzelteilen, die nicht miteinander interagieren, ob nun durch Stoffaustausch oder Informationsaustausch, besteht nun mal keine Beziehung.[1] Also bilden sie auch kein System, sondern existieren irgendwie losgelöst voneinander. Der Sinn von Kommunikation besteht also darin – zumindest wenn man sich der Frage aus systemtheoretischer Sicht nähert – das System Unternehmen als solches überhaupt erst zu manifestieren. Ohne Kommunikation kein System.

Ein Essay über Unausweichlichkeit

Wenn man über Wandel, seine Ursachen und seine Unausweichlichkeit redet, kommen meist die globalen Themen zur Sprache. Globalisierung, regionale Machtverschiebungen und geopolitische Tektonik, Bevölkerungszuwachs, Ressourcen- und Umweltprobleme, demografische Entwicklung, Instabilitäten der Finanzmärkte, technologische Quantensprünge, Gentechnik und so weiter. Dies alles zusammen führt zu einer enormen Komplexitätserhöhung in der Welt, wir sprechen von exponentiellem Wandel. Das bedeutet objektiv und unausweichlich, dass die Welt immer volatiler werden muss, dass es zukünftig keine Ruhe mehr geben wird. Das stellt Unternehmen, stellt die ganze Gesellschaft vor Herausforderungen, die nicht nur riesig in ihrem Ausmaß, sondern vor allem – ebenfalls objektiv und unausweichlich – weitgehend unbekannt sind. Dort steckt das besondere Problem. Wir wissen nicht, was auf uns zukommt, können es nicht wissen.

So weit so gut.

Unternehmen müssen sich ständig verändern. Mit den Unternehmen müssen sich die Prozesse, die Arbeitsweisen, die Gewohnheiten und – oh ja – die Mitarbeiter verändern. Das erfreut sich nicht immer größter Popularität. Es entsteht immer wieder der Eindruck, dass Veränderung auf Widerstand trifft. Sowohl bei vielen Themen, als auch bei vielen Mitarbeitern. Das betrifft eindeutig auch die Führungsebenen!

Verantwortung ist eines der wichtigsten Themen in Unternehmen. Dies hat nicht nur die persönliche Dimension, dass Menschen bei der Erfüllung ihrer Rollen Verantwortung übernehmen müssen, dies jedoch aus den verschiedensten Gründen häufig nicht oder nur in ungenügendem Maße tun. Auch für die Systemsteuerung ist Verantwortung ein äußerst interessantes Thema. Deshalb ordnen wir Verantwortung den sozio-systemischen Erfolgsfaktoren zu (vgl. Script „Stellschrauben für Erfolg“).

Wir alle spielen Rollen. Manche Rollen spielen wir gern, manche ungern. Die meisten Rollen jedoch übernehmen wir oder bekommen wir übertragen, ohne uns hinreichend über deren Inhalte, Merkmale und Funktionen klar zu sein. Der schwerwiegendste Irrtum, in dem wir uns befinden können, ist jedoch der zu glauben, dass wir die Anforderungen an die übernommenen Rollen selbst verändern könnten. Die Anforderungen an die Rolle „Kind“ werden von den Eltern und von der Gesellschaft geprägt. Wir selbst haben dabei kein Mitspracherecht. Häufig genug geraten wir in Schwierigkeiten, weil wir den Rollenanforderungen nicht genügen.

Aufgabe von Führung ist es, die Faktoren zur Wirkung zu bringen, die letztlich den Erfolg eines Unternehmens gewährleisten. Es gibt viele Erfolgsfaktoren, die für die Entwicklung und das Bestehen eines Unternehmens entscheidend sind.

Kommunikation bestimmt den größten Teil unseres Lebens. Sowohl in unserer Freizeit als auch in unserem Leben gelingt es uns nicht, nicht zu kommunizieren.

Kommunikation wird zu Recht als Schlüsselkompetenz für erfolgreiches Verhalten in sozialen Systemen bezeichnet. Diese können ohne Kommunikation überhaupt nicht existieren. In irgendeiner Form müssen Individuen und die verschiedenen Gruppen und Funktionen miteinander Informationen austauschen. Eine erfolgreiche Kommunikation führt zu persönlichem Erfolg, beeinflusst Gruppen und Personen und die Motivation der Mitarbeiter. Auch Konfliktlösung ist nur mit einer erfolgreichen Kommunikation möglich. Außerdem können über die Kommunikation Prozesse produktiv verbessert werden.

Wirkung in Kommunikation beruht auf Wahrnehmung. Was ich nicht wahrnehme, wird bei mir keine Reaktionen auslösen. Grundlage für Wahrnehmung sind unsere Sinne. Unser dominierender Sinn ist das Sehen. Demzufolge verwundert es nicht, dass alles Optische die größte und auch die erste Wirkung im Kommunikationsprozess erzielt. Der Satz „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance“ entspricht den beobachtbaren Tatsachen. Wichtig ist die Körpersprache, nämlich Haltung, Mimik, Gestik, Gang, Motorik und Outfit. Genauso wirkungsvoll sind jedoch Umgangsformen sowie sichtbare Qualität, Ordnung und Sauberkeit der Umgebung.

Wie kann man Konflikte lösen? Wie kann man Konfliktparteien wieder aufeinander zu bewegen? Das sind die Kernfragen, die alle an Konfliktmanagement Interessierten bewegen. Wir werden diese Fragestellungen erweitern: Wie kann man Konflikte so steuern, dass sie nützlich für die Entwicklung der Beteiligten, des Teams und des Unternehmens sind?

Die Arbeit in Teams ist zunehmend zu einer entscheidenden Arbeitsform geworden, um die vielfältigen Anforderungen in unserer komplex gewordenen Arbeitswelt zu bewältigen. Für Führungskräfte lautet die Frage: „Wie kann ich mit meinem Team optimale Leistungen erbringen?“

Meine Mitarbeiter und ich wurden einmal von einem hessischen Pharmaunternehmen um Unterstützung gebeten, weil es dort Qualitätsprobleme gab. Das Topmanagement hatte den Eindruck, dass sich die einzelnen Mitarbeiter einfach nicht genug für das Thema Qualität interessierten. Zwar erfüllten die Mitarbeiter alle einschlägigen Normen und lieferten tadellose Dokumentationen zu den Produktionsabläufen, aber es schien ihnen dennoch an echtem Qualitätsbewusstsein zu fehlen. Hier schlummerten einige Potenziale, denn Prozesssicherheit und Prozessqualität sind schließlich unmittelbar kostenwirksam. Wer gleich beim ersten Mal die richtige Wirkstoffmischung trifft, vermeidet Materialverlust und spart Nacharbeiten.