Hier sind die fünf Prinzipien, mit denen sie komplexe Projekte in den Griff bekommen:
Prinzip 1: Weg mit den Meetings
In kritischen Situationen wird in Meetings erfahrungsgemäß nicht zielführend diskutiert. Ich sage nicht, dass unter Problemdruck direkt gelogen würde, aber jeder, der sich zur Rechenschaft gezogen fühlt, wird sich winden, Ausreden suchen, Nebelbomben werfen. Deshalb suchen wir immer das direkte Gespräch mit den Bearbeitern, möglichst unter vier Augen. Und wir diskutieren nicht die Schuldfrage, sondern werfen auch in den schwierigsten Situationen zwei Fragen auf:
- Was machen wir als Nächstes?
- Wie kann ich dir helfen?
In einer solchen Gesprächssituation kommen wir viel unmittelbarer an die eigentlichen Probleme, an die wirklichen Engpässe, heran und gehen mit dem Bearbeiter gemeinsam auf Lösungssuche. Wir fokussieren die Kommunikation auf das direkte Handlungsfeld.
Prinzip 2: Gespräche in kurzen Abständen
Wir sprechen mit den Bearbeitern in kurzen Intervallen, mindestens einmal pro Woche. Da die Kommunikation auf die Engpässe gerichtet ist, sind solche kurzen Gesprächsintervalle sinnvoll. Wir können das Handeln immer wieder schnell anpassen, wo erforderlich unmittelbar Hilfe organisieren und bleiben permanent im Gespräch. Wir nennen dieses Vorgehen „Statuskonsultation“. Auf diese Weise entsteht ein kontinuierliches Monitoring, welches durch Meetings oder Checklisten-Abfragen nicht erreicht wird.
Prinzip 3: Wir reden nicht über Vergangenheit, sondern über Zukunft
Oft ist zu beobachten, dass endlos über die Erfüllung von in der Vergangenheit liegenden Terminen und über die Ursachen von Nichterfüllung diskutiert wird. Das kann im Sinne von Reviews und lessons learned von Zeit zu Zeit gemacht werden, in der aktuellen Projektsituation bringt es nichts. Stattdessen gehen wir in den Statuskonsultationen der Frage nach, ob die in den nächsten zwei bis vier Wochen anstehenden Termine erfüllt werden, ob dafür alle Vorabsprachen getroffen und Voraussetzungen geschaffen sind und ob, und gegebenenfalls welche, Maßnahmen zur Absicherung nötig sind. Dieser Fokus auf die nächsten Schritte bringt das Projekt vorwärts.
Prinzip 4: Eskalieren, aber richtig
Bei solch einer fokussierten Vorgehensweise stoßen wir auf Engpässe, und zwar bitte immer möglichst frühzeitig. Engpässe können fachlich-sachlich verursacht sein, mit mangelnden Ressourcen oder nicht funktionierenden Kooperationen zusammenhängen. Häufig trifft man auch auf unklare Verantwortlichkeiten oder Kommunikationsstörungen. In all diesen Fällen müssen (!) Gegenmaßnahmen ergriffen werden, und zwar sofort.
Wir unterscheiden drei Stufen von Problemen, nach denen sich dann auch die zu ergreifenden Eskalationen richten:
Minor Delay – kann vom Bearbeiter oder seinem Team in überschaubarem Zeitrahmen bewältigt werden. Unterstützung organisieren.
Major Delay – die Bearbeiterebene ist allein nicht in der Lage, das Problem zu beheben. Formale Eskalation an den jeweiligen Vorgesetzten, mit Lösungsvorschlägen; Einbindung in ein straffes Controlling.
Crisis – Lösung liegt nicht im Bereich des aktuell Möglichen, und es ergeben sich Auswirkungen auf den Endtermin (oder Gesamtresultat oder Budgeteinhaltung). Formale Eskalation an den Vorgesetzten mit exakter Darstellung der Auswirkungen.
Dieses hier kurz beschriebene Eskalations-Procedere sollte bereits bei Projektstart verbindlich festgelegt werden.
Prinzip 5: Weg von starren Plänen, hin zur dynamisierten Planung
Mit dem System der Statuskonsultationen (siehe Prinzip 2) gewinnen wir einen Überblick über den aktuellen Projektstand im Abgleich zu den bestehenden Planungen. Das versetzt uns in die Lage, die Pläne, vor allem die Zeit-, aber auch die Budgetpläne immer wieder kurzfristig anzupassen. Dadurch bleiben sie realistisch und werden als Arbeitsgrundlage akzeptiert. Pläne, die starr und unverändert am früheren Status verharren, sind als Basis für die Statuskonsultationen und das Monitoring ungeeignet. Durch die Dynamisierung der Planungen ergibt sich ein realistisches Bild. Es besteht für dieses Vorgehen allerdings eine Bedingung: Endtermin, Projektqualität und Zielbudget müssen unangetastet bleiben! Sollten dort Abstriche erforderlich werden, dann haben wir es mit einer Krise zu tun (siehe Prinzip 4).
Die fünf Prinzipien sind seit vielen Jahren Grundlage der Projektarbeit von Humanagement. Damit sind uns spektakuläre Erfolge gelungen, um defizitäre Projekte wieder auf die Erfolgsschiene zu bringen. Diese Prinzipien klingen einfach, und sie sind es auch. In der Anwendung in den konkreten Situationen nehmen sie natürlich die unterschiedlichsten Formen an und sind mitunter anspruchsvoll in der Durchführung. Ihre Nutzung in der Praxis braucht Erfahrung.